Podmínky spolupráce

Ester Janků | Návrh pro právní kontrolu

Tento dokument obsahuje návrh podmínek pro nové zakázky mezi podnikateli. Před zveřejněním je potřeba doplnit datum účinnosti, zkontrolovat identifikační údaje a nechat posoudit znění podle konkrétních služeb. Poznámky před a za vlastním textem nejsou určeny na web. Platba předem, platnost nabídky, splatnost, rozsah schůzek a komunikace vycházejí z pokynů Ester. Upřesnění počítání reakční lhůty, uchování nahrávek a 30denní výpověď u průběžné spolupráce jsou pracovní návrhy označené v poznámkách na konci.

1. Poskytovatelka a působnost podmínek

Poskytovatelkou služeb je Ester Janků, IČO 14146487, se sídlem Žďárná 208, 679 52 Žďárná, podnikající na základě živnostenského oprávnění. Kontaktní e-mail: esterjanku@gmail.com. Web: www.esterjanku.cz.

Tyto podmínky upravují poskytování služeb klientům, kteří jednají v rámci svého podnikání. Nejsou určeny pro smlouvy se spotřebiteli.

Služby zahrnují zejména marketingové a obchodní poradenství, strategie, analýzy a audity, externí řízení a koordinaci projektů, konzultace a školení. Realizační práce, včetně úprav webů, e-shopů, dat a technických nastavení, jsou poskytovány pouze v rozsahu konkrétní dohody.

2. Podklady, cenová nabídka a vznik spolupráce

Cenová nabídka vychází z úvodního rozhovoru, klientem vyplněného vstupního checklistu a předaných podkladů. Checklist obsahuje konkrétní otázky k potřebám klienta, aktuálnímu stavu, řešenému problému a požadovanému rozsahu spolupráce. Klient odpovídá za úplné a pravdivé vyplnění checklistu a za předání dostupných relevantních podkladů. Pokud některý údaj nezná nebo podklad nemá k dispozici, musí to výslovně uvést; nevyplněná položka se nepovažuje za potvrzení, že daná skutečnost neexistuje.

Poskytovatelka sestavuje nabídku na základě informací uvedených v checklistu, při úvodním rozhovoru a v dodaných podkladech. V nabídce vymezí objednané činnosti, výstupy, výchozí předpoklady, cenu, termíny, součinnost a případný počet kol úprav. Úvodní rozhovor ani zpracování nabídky nezahrnují samostatný audit, pokud nebyl objednán. Při neúplném checklistu může poskytovatelka vyžádat jeho doplnění před naceněním nebo v nabídce výslovně uvést, z jakých předpokladů vychází.

Klient je povinen předem e-mailem oznámit zamýšlené změny zadání, podkladů nebo nastavení, které mohou ovlivnit realizaci. Nově zjištěné skutečnosti, nepřesnosti nebo dříve neuvedené informace oznámí bez zbytečného odkladu po jejich zjištění, před pokračováním dotčených prací, je-li to možné.

Jestliže klient některé podstatné údaje v checklistu nevyplní, uvede je nesprávně nebo je zamlčí, případně v průběhu spolupráce požaduje změnu, mohou tyto nové skutečnosti vést ke změně rozsahu, navýšení ceny a úpravě harmonogramu. Jejich zohlednění nad původně sjednaný rozsah není automaticky součástí původní ceny. Poskytovatelka klientovi nejprve e-mailem popíše dopad a případné vícepráce nacení. Navýšení ceny a změna rozsahu podléhají oboustrannému písemnému odsouhlasení; příslušné vícepráce se zahájí až po jejich úplném zaplacení podle článku 3.

Cenová nabídka je platná 10 pracovních dnů od odeslání. Poslední den platnosti se uvede v nabídce. Po uplynutí této doby je třeba znovu potvrdit cenu, rozsah a dostupnou kapacitu. Včas přijatá nabídka zůstává závazná i tehdy, když sjednaná splatnost faktury nastane až po konci její platnosti.

Smlouva vzniká výslovným přijetím nabídky e-mailem nebo podpisem smlouvy. Odpověď obsahující požadavek na změnu se nejprve vyjasní a potvrdí oběma stranami. Samotná poptávka ani předběžná konzultace nejsou objednávkou placených služeb.

Tyto podmínky jsou součástí smlouvy, pokud na ně nabídka nebo smlouva odkazuje a klient je obdrží před přijetím. Individuální ujednání mají před podmínkami přednost.

3. Rozsah zakázky a vícepráce

Poskytovatelka plní rozsah uvedený v přijaté nabídce. Obecné popisy služeb, příklady a reference na webu samy o sobě konkrétní objednávku nerozšiřují. Nejasnosti v zadání si strany vyjasní před zahájením dotčené práce.

Dodatečné požadavky, které nejsou součástí nabídky, nejsou zahrnuty v její ceně. Typicky jde o nově požadovanou funkci, další stránku nebo jazykovou variantu, změnu již schváleného řešení, další import po změně podkladů nebo další kolo úprav nad sjednaný rozsah. Toto pravidlo platí i pro požadavky formulované jako drobná prosba nebo dodatečný nápad během realizace.

Vícepráce se provádějí pouze po oboustranné dohodě. Poskytovatelka zašle e-mailem jejich popis, cenu a případný dopad na harmonogram. Klient je e-mailem výslovně odsouhlasí. O schválenou částku se zvýší celková cena zakázky. Poskytovatelka vystaví fakturu na vícepráce se splatností 3 pracovní dny a s jejich realizací začne až po připsání celé částky.

Do schválení a zaplacení víceprací se původní zakázka nerozšiřuje. Pokud nový požadavek brání pokračování původní práce, poskytovatelka klientovi oznámí, které činnosti je nutné do vyjasnění pozastavit. Ostatní práce pokračují, je-li to možné. Bez dohody nevzniká povinnost vícepráce provést ani je zaplatit.

Sdělení, že úpravu lze technicky provést, samo o sobě není příslibem bezplatného provedení ani potvrzením termínu. Odstranění vady, za kterou poskytovatelka odpovídá, se neúčtuje jako vícepráce. Vyšší vlastní časová náročnost původně sjednaného rozsahu s pevnou cenou sama o sobě cenu nezvyšuje.

4. Komunikace, dostupnost a online schůzky

Realizace, konzultace a školení probíhají primárně online. Průběžná komunikace, zadání, připomínky, schvalování a předání se řeší e-mailem. WhatsApp se používá pouze výjimečně pro upozornění na urgentní záležitost. Změna rozsahu, ceny nebo termínu musí být i v takovém případě oboustranně potvrzena e-mailem. Pro změny smlouvy strany sjednávají tuto písemnou formu a vylučují jiné formy.

Poskytovatelka je dostupná v pracovních dnech od 9:00 do 15:00 českého času. Mimo tuto dobu není povinna komunikaci vyřizovat. Pracovními dny se rozumí pondělí až pátek s výjimkou státních a ostatních svátků v České republice.

Reakční lhůta je nejvýše 48 hodin od doručení zprávy. Zprávy doručené mimo dobu dostupnosti se pro počátek této lhůty zařazují k 9:00 nejbližšího pracovního dne; do běhu lhůty se nezapočítávají soboty, neděle a svátky. Připadne-li její konec mimo dobu dostupnosti, poskytovatelka reaguje do 9:00 nejbližšího pracovního dne. Jde o lhůtu pro odpověď nebo sdělení dalšího postupu, nikoli o lhůtu k dokončení požadavku. Označení požadavku jako urgentního nezakládá povinnost okamžitého zásahu.

V ceně zakázky jsou během její realizace zahrnuty dvě online schůzky v délce nejvýše 30 minut každá, určené k vyjasnění postupu a potřebných rozhodnutí. Tento rozsah je za celou zakázku, nikoli za každý měsíc. Další schůzky nebo prodloužení nad sjednaný čas se účtují jako samostatná konzultace za předem sdělenou a klientem písemně schválenou cenu. Konzultace se hradí předem. Při dosažení zahrnutého času se zbývající témata přesunou na samostatně objednaný termín. Řešení oprávněné vady vlastního plnění nelze podmínit objednáním placené konzultace.

Klient určí osobu oprávněnou schvalovat zadání a změny. Připomínky svého týmu předává jako jeden sjednocený soubor. Při rozporných pokynech poskytovatelka vyžádá jejich vyjasnění a dotčenou práci pozastaví.

Z online schůzek a školení poskytovatelka standardně pořizuje záznam sdílené obrazovky a souvisejícího výkladu, aby klient mohl zpětně projít vysvětlený postup. O nahrávání, jeho rozsahu a účelu informuje všechny účastníky předem a záznam zahájí až po jejich výslovném souhlasu. Klient se před schůzkou seznámí s informacemi o zpracování osobních údajů včetně doby uchování a svých práv. Přijetí těchto podmínek nenahrazuje souhlas jednotlivých účastníků s konkrétním nahráváním. Pokud účastník nahrávání odmítne, proběhne schůzka bez záznamu a podstatné závěry se potvrdí e-mailem.

Záznam poskytovatelka předá klientovi prostřednictvím úložiště s omezeným přístupem. Nezveřejňuje jej ani nepoužívá pro marketing. Při zobrazení hesel nebo nepotřebných osobních údajů se nahrávání pozastaví. Záznam slouží jako podklad; změny zadání a ceny zůstávají předmětem samostatného e-mailového schválení. Odkaz a záznam jsou standardně dostupné 90 kalendářních dnů od předání, během nichž si klient může záznam stáhnout. Poté poskytovatelka svou kopii odstraní, není-li nezbytné a právně podložené uchovat relevantní část pro ochranu konkrétního právního nároku. Odvolání souhlasu a případné dřívější vymazání se řídí příslušnými právními předpisy.

5. Součinnost a termíny

Klient poskytne v dohodnutém termínu potřebné podklady, přístupy, rozhodnutí a schválení. Odpovídá za správnost dodaných informací a za oprávnění použít předané texty, fotografie, data a další materiály. Poskytovatelka upozorní na zjištěné nedostatky nebo nevhodné pokyny, které při potřebné odborné péči rozpozná.

Realizace začíná v dohodnutém termínu po připsání celé sjednané ceny a dodání nezbytných podkladů a přístupů. Samotná úhrada nezakládá nárok na okamžité zahájení práce mimo sjednaný harmonogram. Dopad opožděné úhrady nebo dodání podkladů na termín poskytovatelka klientovi oznámí.

Pokud chybějící součinnost brání práci, poskytovatelka klienta upozorní, určí přiměřenou dodatečnou lhůtu a označí dotčené úkoly. Termín dotčeného plnění se posune o dobu prokazatelného zdržení a přiměřenou dobu nezbytnou k obnovení práce, kterou poskytovatelka odůvodní. Nedotčené úkoly pokračují, je-li to možné. Dodatečné náklady se předem odsouhlasí, nejde-li o nárok vznikající přímo ze zákona.

6. Přístupy, zásahy klienta a externí služby

Domény, účty platforem, platební služby a další účty pro klientský projekt jsou vedeny na klienta. Poskytovatelka k nim získává pouze nezbytný rozsah oprávnění, ideálně prostřednictvím samostatného uživatelského nebo partnerského přístupu, a pouze po dobu aktivní realizace. Po jejím ukončení svůj přístup odebere, pokud to systém umožňuje, nebo požádá klienta o jeho odebrání. Klientovi zůstává vlastní přístup a kontrola nad účty. Pro pozdější samostatnou zakázku nebo řešení vady klient podle potřeby znovu poskytne dočasný přístup.

Při práci v administracích strany předem dohodnou, kdo může měnit dotčená nastavení. Klient bez zbytečného odkladu oznámí změny provedené jím nebo dalšími dodavateli, které mohou ovlivnit práci či funkčnost řešení. Přístupy se předávají bezpečným způsobem a pouze v potřebném rozsahu.

Poskytovatelka neodpovídá za vady způsobené výhradně následným zásahem klienta nebo třetí osoby, pokud k nim nepřispěla vlastním porušením povinnosti. Samotná existence cizího zásahu nezbavuje poskytovatelku odpovědnosti za její vlastní plnění. Příčinu problému strany posoudí podle dostupných podkladů.

Náprava problémů způsobených cizím zásahem nebo změnou zadání se objednává samostatně. Placená diagnostika se předem odsouhlasí; prokáže-li vadu, za kterou odpovídá poskytovatelka, neúčtuje se jako vícepráce.

Služby platforem, platebních bran, dopravců, reklamních systémů a dalších externích poskytovatelů mají vlastní pravidla a provozní podmínky. Poskytovatelka odpovídá za správnost svého sjednaného nastavení a za své další smluvní povinnosti; negarantuje samostatný provoz externí služby. Náklady na licence, předplatné či reklamní rozpočet hradí klient podle nabídky a předem schválených výdajů.

7. Cena a platba předem

Klient hradí celou cenu zakázky před zahájením realizace. Cena se nerozděluje na zálohu a doplatek po dokončení. Po přijetí cenové nabídky poskytovatelka vystaví fakturu se splatností 3 pracovní dny od jejího doručení klientovi. Konkrétní datum splatnosti je uvedeno na faktuře.

Podmínkou zahájení práce je připsání celé částky na účet poskytovatelky. Stejný režim platí pro samostatné konzultace, vícepráce a pozdější aktualizace. Vícepráce se fakturují samostatně po jejich písemném schválení a hradí před zahájením příslušných prací.

Nabídka jednoznačně stanoví cenu objednaného rozsahu a její daňový režim. U hodinových konzultací se předem sjedná a zaplatí konkrétní délka. Případné prodloužení vyžaduje další dohodu a platbu předem. U průběžné spolupráce se předem hradí celé sjednané období nebo objednaný blok služeb. Poskytovatelka cenu nemění jednostranně zpětně.

Při neuhrazení faktury poskytovatelka práci nezahájí a klienta upozorní na dopad do harmonogramu. Již zaplacené původní plnění není automaticky podmíněno úhradou nového, nesouvisejícího požadavku. Neuhrazení nové objednávky neopravňuje poskytovatelku k mazání klientových dat nebo svévolnému vypnutí jeho systémů.

8. Předání, převzetí a následné požadavky

Strategie, audity, texty a další samostatné výstupy se předávají e-mailem nebo odkazem na úložiště. Poskytovatelka označí předávanou verzi a dokončený rozsah. Klient případné vady popíše bez zbytečného odkladu tak, aby bylo možné určit jejich vztah ke sjednanému zadání.

U tvorby webu nebo e-shopu strany sjednávají předání a převzetí okamžikem jeho ostrého spuštění na doméně klienta. Předpokladem je dokončení sjednaného rozsahu, předvedení způsobilosti řešení sloužit sjednanému účelu, umožnění kontroly klientovi a jeho e-mailový souhlas s ostrým spuštěním. Poskytovatelka klientovi e-mailem potvrdí datum spuštění a předání. Pouhé připojení domény pro testování nebo předčasné zpřístupnění nedokončeného řešení se za předání nepovažuje.

Případné výhrady a sjednané dokončovací úkoly se zachytí v předávacím e-mailu. Převzetím nezanikají oprávněné nároky z vadného plnění. Pokud je doména klienta používána již od začátku, například při úpravě existujícího e-shopu, dohodnou strany v nabídce jako okamžik předání nasazení dokončených úprav do ostrého provozu a jeho e-mailové oznámení po předchozí kontrole a schválení klientem.

Poskytovatelka po předání neposkytuje průběžný technický support, dohled, správu ani automatické aktualizace. Požadavek na pozdější úpravu nebo aktualizaci je novou objednávkou, kterou poskytovatelka samostatně nacení a provede až po písemném odsouhlasení a zaplacení celé ceny předem. To se netýká odstranění vady, za kterou poskytovatelka odpovídá. Výslovně sjednané výstupy, například dosud neuskutečněné školení zahrnuté v nabídce, je poskytovatelka povinna dodat i tehdy, pokud se konají po spuštění.

9. Vady a odpovědnost

Klient oznamuje vady bez zbytečného odkladu po jejich zjištění na kontaktní e-mail. Uvede jejich popis a podle možností připojí podklady, například screenshot, čas výskytu a postup, kterým se problém projevuje. Strany si poskytnou přiměřenou součinnost k objasnění příčiny a nápravě.

Změna preference klienta nebo požadavek odlišný od sjednaného zadání nejsou samy o sobě vadou. Práva klienta z vadného plnění a případné nároky na náhradu újmy se řídí smlouvou a právními předpisy. Tyto podmínky je paušálně nevylučují.

Poskytovatelka poskytuje poradenské a řídicí služby s odbornou péčí. Obchodní cíle, prognózy a odhady nejsou zárukou konkrétního obratu, zisku, počtu zákazníků nebo výsledku kampaně, pokud se strany výslovně nedohodnou jinak. To neomezuje odpovědnost za řádné poskytnutí sjednaných služeb.

10. Výstupy, know-how a důvěrnost

Není-li dohodnuto jinak, získává klient po úplném zaplacení příslušného výstupu nevýhradní oprávnění užívat autorsky chráněný výstup bez územního a časového omezení pro účel sjednané zakázky. Může jej za tímto účelem upravovat a zpřístupnit svým spolupracovníkům a dodavatelům. Před zaplacením jej může používat k dohodnuté kontrole a testování.

Předem existující metodiky, univerzální šablony, postupy a obecné know-how zůstávají poskytovatelce. Jsou-li součástí výstupu, klient je smí používat v rozsahu potřebném pro sjednaný účel. Samostatný další prodej těchto podkladů nebo jejich poskytování jako vlastní metodiky vyžaduje zvláštní dohodu. U podkladů třetích stran platí jejich licenční podmínky, na které poskytovatelka klienta upozorní. Práva klienta k jeho vlastním datům a podkladům zůstávají zachována.

Obě strany zachovávají důvěrnost neveřejných obchodních, technických a osobních informací i po skončení spolupráce. Mohou je zpřístupnit v nezbytném rozsahu spolupracovníkům a odborným poradcům vázaným mlčenlivostí nebo tam, kde to vyžaduje zákon. Poskytovatelka zveřejní jméno klienta, logo nebo podrobnosti zakázky jako referenci pouze po jeho souhlasu.

Pokud služba zahrnuje zpracování osobních údajů jménem klienta, strany před jeho zahájením sjednají odpovídající zpracovatelskou smlouvu a pravidla přístupů a případného zapojení dalších zpracovatelů.

11. Ukončení spolupráce

Jednorázová zakázka končí splněním sjednaných povinností, dohodou nebo jiným způsobem stanoveným smlouvou či zákonem. Průběžnou spolupráci na dobu neurčitou lze, pokud smlouva neurčí jinak, vypovědět e-mailem s výpovědní dobou 30 kalendářních dnů ode dne doručení výpovědi. Zákonná práva na odvolání příkazu, odstoupení a další způsoby ukončení podle povahy služby tím nejsou dotčena.

Při ukončení strany vypořádají již poskytnuté služby, předané výstupy, přijatou platbu celé ceny a schválené náklady podle smlouvy a zákona. Poskytovatelka předloží přehled vyúčtování a případnou částku, na jejíž vrácení vznikne klientovi nárok, vrátí bez zbytečného odkladu po vypořádání. Platba předem není automaticky nevratnou sankcí za ukončení spolupráce.

Strany dohodnou předání rozpracovaných výstupů a ukončení přístupů. Poskytovatelka vrátí klientovy podklady a přístupy, které spravovala, a ponechá si pouze kopie, k jejichž uchování má oprávněný důvod nebo zákonnou povinnost. Další práce na převodu projektu nebo školení nového dodavatele se předem dohodnou, pokud již nejsou součástí zakázky.

12. Závěrečná ustanovení

Spolupráce se řídí právem České republiky. Případné neshody se strany nejprve pokusí vyřešit věcným písemným vyjasněním sporných bodů. To nebrání uplatnění práv zákonnou cestou.

Pro zakázku platí verze podmínek přijatá při uzavření smlouvy. Pozdější zveřejnění nové verze na webu samo o sobě nemění existující smlouvy.

Účinnost od: 1.1.2025